Dokeop

Dans ce document, vous trouverez les éléments de communication vous permettant d’expliquer le fonctionnement de Dokeop sur vos différents supports : site internet, email de confirmation, règlement de l'événement. Il vous suffit de copier/coller ces textes sur vos différents supports.

1. Site internet de l'événement

Textes que vous pouvez directement copier/coller

Nous confions la gestion des documents justificatifs à Dokeop, plateforme de gestion de documents justificatifs conçue pour vous faciliter la vie lors de vos démarches d’inscription aux compétitions sportive et/ou de prise de licence en club.

Comment ça marche ?

Le justificatif médical ne vous sera plus demandé lors de votre inscription en ligne à l’événement.

1/ Une fois votre inscription à l'événement finalisée, vous recevez un email de Dokeop vous invitant à déposer votre document sur sa plateforme. 

A noter : l'email de Dokeop est envoyé à l'adresse email utilisée pour l'inscription à l'événement. Pensez également à bien vérifier vos spams.

A tout moment, il est possible de recevoir un nouveau lien de dépose de document à partir de votre adresse email utilisée pour l'inscription à l'événement. Il vous suffit de  vous rendre sur la page d'accueil de Dokeop (cliquer sur "déposer un document") ou directement sur la page de renouvellement de lien.

2/ Dès que votre document est vérifié, Dokeop se charge de nous communiquer le statut (valide / refusé / en attente de document / en attente de validation) pour que nous puissions mettre à jour et le cas échéant finaliser votre inscription.

À noter : La création de compte membre Dokeop n’est pas obligatoire pour déposer votre document. Toutefois, nous vous conseillons de le faire si vous souhaitez bénéficier de tous les avantages (reconnaissance de votre document pour vos prochaines inscriptions / stockage sécurisé / relance avant expiration / tableau de bord personnalisé)

Pour toute question ou réclamation liées au traitement de votre document justificatif, nous vous invitons à consulter le Centre d'Aide de Dokeop.

2. Email de confirmation d'inscription

Textes que vous pouvez directement copier/coller dans les emails de confirmation d'inscription

Nous confions cette année la gestion des documents justificatifs à Dokeop, plateforme de gestion de documents justificatifs conçue pour vous faciliter la vie lors de vos démarches d’inscription aux compétitions sportive et/ou de prise de licence en club. Vous recevrez prochainement un email de leur part pour déposer votre document sur leur plateforme.

3. Règlement de l'événement

Textes que vous pouvez directement copier/coller dans le règlement de l'événement

L’Organisateur confie à DOKEOP SAS la gestion des documents justificatifs via son application. Ses missions auprès de l’organisateur sont de :

• Collecter les Documents Justificatifs des Athlètes inscrits à l’Évènement Sportif
• Vérifier que les Documents Justificatifs sont conformes au règlement de l’Évènement Sportif et/ou au règlement de la Fédération concernée et/ou à la législation en vigueur selon le cas. 
• Relancer régulièrement par email les Athlètes n’ayant pas encore déposé leur Document Justificatif.
• Communiquer le statut de chaque Document Justificatif vérifié à l’Organisateur de l’Évènement Sportif  : Attente vérification / Validé / Refusé.
• Communiquer le statut de chaque Inscription (côté Dokeop) à l’Organisateur de l’Évènement Sportif : Attente document / Attente nouveau document / Attente vérification / Validée / Refusée / Annulée.
• Archiver les Documents Justificatifs sur un serveur sécurisé.

Pour finaliser son inscription à un évènement sportif, le participant reçoit un email de Dokeop l’invitant à déposer son document sur l’application dans un délai imparti dont les termes sont fixés par l’organisateur de l’événement.

L’utilisation de l’application implique l’acceptation immédiate et inconditionnelle des conditions générales de Dokeop.

Il doit alors suivre le lien vers l’Application. Il est libre de se créer un compte membre ou non. L’Application est indépendante de la Plateforme d’inscription à l’événement sportif utilisé par l’organisateur.

Le Participant ou le représentant légal garantit la véracité et l’exactitude des données transmises ainsi que l’authenticité du Document Justificatif lors de son dépôt. À défaut d’exactitude et/ou d’authenticité du Document Justificatif, l’Athlète ou le représentant légal ne pourra en aucun cas se retourner ni contre Dokeop, ni contre l’Organisateur, notamment en cas d’accident survenu lors de sa participation à un évènement Sportif.

Dokeop se réserve le droit de refuser tout document qu’elle jugerait comme suspect et possiblement falsifié au regard d’un faisceau d’indices. Il est rappelé à ce titre que la production d'un faux certificat médical constitue un délit de faux et usage de faux, l'article 441-1 du Code Pénal sanctionnant cette infraction d'une peine pouvant aller jusqu'à trois (3) ans de prison et 45.000 euros d'amende.

Il est précisé que tout Document Justificatif déposé par un Athlète ou son représentant légal devra répondre aux exigences prévues par le Code du Sport (articles L231-2  et suivants).

Les certificats médicaux, doivent obligatoirement mentionnés : (i) l’absence de contre-indication à la pratique du sport ou de de la discipline concernée « en compétition », (ii) être daté de moins d’un an au jour de la date de la compétition pour la participation à une compétition (iii) comporter les coordonnées, la signature et le cachet du médecin ayant réalisé l’examen de l’Athlète. 

Dans le cas des disciplines présentant des contraintes particulières visées à l’article L231-2-3 du Code du Sport, il doit être obligatoirement fourni un certificat médical de moins d’un (1) an établissant l’absence de contre-indication à la pratique de la discipline concernée uniquement lors de l’obtention de la première licence puis lors de son renouvellement.

Conformément à l’article D. 231-1-4-1 du Code du Sport, pour les personnes mineures, en vue de l'inscription à une compétition sportive visée à l'article L. 231-2-1, le sportif et les personnes exerçant l'autorité parentale renseignent conjointement un questionnaire relatif à son état de santé dont le contenu est précisé à l’article A. 231-3 du Code du Sport.

Les personnes exerçant l'autorité parentale sur le sportif mineur attestent auprès de l'Organisateur que chacune des rubriques du questionnaire donne lieu à une réponse négative. A défaut, elles sont tenues de produire un certificat médical attestant de l'absence de contre-indication à la pratique du sport ou de la discipline concernée « en compétition » datant de moins de six (6) mois.

Dokeop accepte les Documents Justificatifs rédigés dans les langues acceptées par le règlement de la fédération de la discipline concernée. A défaut de précisions dans le règlement, seuls sont acceptés les Documents Justificatifs rédigés en français ou dans une langue étrangère avec une traduction française. Le contenu de la traduction française faisant foi par rapport au contenu en langue étrangère.